Anny LHOIR et Sophie KEBERS, notaires associés, SC Sprl, Jemappes

 

Anny LHOIR et Sophie KEBERS, notaires associés, SC Sprl

Jemappes

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Communiqué de presse officiel

La date butoir des obligations UBO pour les entrepreneurs approche ! eStox offre une solution rapide

4 septembre 2019

Les entreprises qui n’ont pas encore satisfait aux obligations UBO (échéance le 30 septembre !), peuvent également faire usage dès à présent d’eStox. Grâce à ce registre digital des titres développé par les experts-comptables et les notaires belges, les renseignements requis concernant les actionnaires de contrôle sont automatiquement transmis au SPF Finances. eStox simplifie ainsi nettement les activités des entrepreneurs et des entreprises.

Les administrateurs d’entreprises sont tenus de communiquer à l’administration qui sont les « bénéficiaires effectifs » ou les « ultimate beneficial owners » (en abrégé UBO) de l’entreprise. Cette obligation découle de la réglementation européenne dans la lutte contre le blanchiment de capitaux et la fraude.
Les bénéficiaires effectifs ne sont pas uniquement les fondateurs et les administrateurs de l’entreprise, mais également les actionnaires qui détiennent plus de 25 pour cent des actions. Les administrateurs ont encore jusqu’au 30 septembre 2019 pour transmettre les données au Service Public Fédéral Finances. À défaut, leur responsabilité est alors menacée.
Heureusement, eStox, le registre digital des titres développé par l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux (IEC) et par la Fédération du Notariat (Fednot) offre une solution rapide et aisée. Il est en effet possible d’envoyer automatiquement via eStox toutes les données requises au SPF Finances. De cette façon, il n’y a aucun risque d'erreur et la responsabilité n'est pas compromise. Celui qui veut faire usage de cette option peut s’adresser à son expert-comptable ou son notaire.

Qu’est-ce qu’un registre des titres ?

Un registre des titres constitue un instrument indispensable pour les entrepreneurs et les administrateurs au sein d’une entreprise. Il indique qui est actionnaire, depuis quand, comment il a obtenu ses titres et quelle participation il détient précisément. Le registre est très utile chaque fois que les actionnaires doivent être convoqués, notamment à l’assemblée générale annuelle. Mais également dans le cadre d’une modification des statuts, d’une augmentation de capital ou lorsqu’un actionnaire souhaite vendre ou donner ses titres, le registre des titres est particulièrement utile.

Du papier au numérique

Jusqu’à récemment, un registre des titres n’était disponible qu’en version papier, souvent sous la forme de livres encombrants. Il va de soi que cela présentait des inconvénients : les entrepreneurs et les entreprises ne l’avaient pas toujours à portée de main lorsqu’ils en avaient un besoin urgent. Il s’est souvent avéré que les données qu’ils contenaient n’étaient pas à jour. Parfois, il était même question de manipulation des données, donnant lieu à de longues discussions et peut-être même des procédures judiciaires.
Grâce à eStox, ces préoccupations appartiennent au passé. Les données sont stockées électroniquement et ne peuvent plus être perdues. L’expert-comptable ou le notaire veille à l’enregistrement correct des données communiquées.

Autres avantages d’eStox

eStox ne se limite pas aux actionnaires. Il comprend également les obligataires, titulaires de droits de souscription et/ou de parts bénéficiaires. De cette façon, il est toujours clair qui peut faire valoir quels droits à l’égard de la société.
Le législateur belge a récemment abandonné le principe « une action, une voix ». Il est désormais possible d’attribuer plusieurs droits de vote à une même action. La législation est également devenue beaucoup plus souple dans d’autres domaines. Les entrepreneurs peuvent notamment déjà transférer des actions à leurs enfants tout en conservant les dividendes et/ou le contrôle de l’entreprise. Cet assouplissement rend l’enregistrement correct de tous ces droits encore plus impératif.

Que la société existe déjà ou non

Pour ceux qui ont déjà une société, il est possible que les statuts doivent être modifiés d’ici 2024, afin de les mettre en conformité avec les nouvelles règles pour les sociétés, qui sont entrées en vigueur le 1er mai 2019. Les entrepreneurs peuvent s’adresser à leur notaire. Il s’agit par ailleurs d’une excellente occasion de numériser le registre des titres papier.
Toute personne ayant l’intention de créer une société doit se rendre chez le notaire pour rédiger l’acte constitutif. Un registre digital des titres peut donc être mis en place immédiatement. L’expert-comptable peut également s’en charger immédiatement à la constitution d’une entreprise.

Source: Fednot